Principe de base :
Les documents et dossiers ne sont communicables que s'ils sont classés et inventoriés. Toutefois, le conservateur s’efforce de communiquer les fonds aux lecteurs, après vérifications, pour ne pas pénaliser la recherche scientifique.
Délais de communication :
Les règles de communicabilité appliquées dans le diocèse de Cambrai adoptent celles de la loi sur les archives publiques.
1/ Tous les documents d'archives sont librement et immédiatement communicables, sous réserve de délais spéciaux.
Le conservateur diocésain reste seul juge pour autoriser l'ouverture des fonds. En cas de doute ou de contestation, il appartient à l'autorité diocésaine de décider.
2/ Les délais spéciaux :
* 25 ans à compter de la date de l'acte pour les documents à caractère médical (délai à partir du décès de l'intéressé, ou délai de 120 ans à partir de sa naissance si la date de décès est inconnue).
* 50 ans pour les documents :
- portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable,
- dont la communication porte atteinte à la protection de la vie privée.
* 75 ans à compter de la date du document pour les dossiers personnels à partir de la date de naissance de la personne concernée.
Toutefois sont consultables, les fiches de curriculum vitae.
3/ Les registres paroissiaux :
Ils peuvent être assimilés aux registres d'état-civil. La réglementation, fixée par la loi, est de 75 ans à compter de la date de clôture.